Zo pakken wij het aan
Een personeelsfeest is geen bijzaak. Het is hét moment om een jaar hard werken te bekronen en je mensen te laten merken dat ze ertoe doen. Maar tussen "leuk idee" en "geslaagde avond" zit een hoop geregel: de juiste locatie, vergunningen, catering, opbouw, entertainment; en een plan B voor als het tegenzit. Wij organiseren dat soort feesten al jaren in en om Rotterdam. Hieronder een paar evenementen uit die laatste jaren.
Op eigen locatie, of op een bijzonder plek in de stad?
De eerste vraag is altijd: waar? In Rotterdam heb je voor beide keuzes veel opties, en allebei heeft z'n charme.
Op je eigen bedrijfslocatie een feest vieren hoeft niet saai te zijn. Voor VOPAK haalden we het bedrijfsrestaurant en de koffiebar volledig leeg en bouwden we ze na werktijd om tot een compleet Winter Wonderland voor 250 medewerkers, inclusief een indrukwekkend ijssculptuur en een acht meter lange welcome wall in de eigen huisstijl. Mensen kwamen met de lift naar beneden en stapten hun eigen kantoor binnen alsof het een andere wereld was.
Wil je juist weg van kantoor, dan heeft Rotterdam talloze locaties met karakter. Voor CARU Containers streken we neer in het historische Hulstkamp Gebouw met 225 gasten. En Seaway7 vierde het jaareinde in het Zalmhuis, met panoramisch uitzicht over het water en 175 medewerkers in vol ornaat in roaring ‘20s-stijl. Andere locatie, andere sfeer, zelfde aanpak: het concept past bij het bedrijf, niet andersom.
“Jaarlijks kijken we uit naar het kerstfeest dat Raad & Daad voor ons organiseert. Met creatieve thema's zorgen zij elk jaar weer voor een tot in de puntjes verzorgd kerstfeest. Een prettige en duidelijke manier van samenwerken gedurende het hele proces wat al een feestje op zich is.”
Groot mag in
Rotterdam echt groot zijn
Voor het 75-jarig jubileum van het Grafisch Lyceum Rotterdam toverden we onlangs de complete schoollocatie om tot een wereld vol creatieve chaos voor 475 medewerkers. En bij Neele-Vat trakteerden we ruim 500 medewerkers van alle vestigingen op een avond in Amerikaanse kerstsferen; op het eigen terrein, midden in de haven.
De haven kennen we als onze broekzak
Het Neele-Vat-evenement laat meteen zien wat werken in het havengebied betekent. We plaatsten een gigantisch boogpaviljoen pal voor de loading docks, waar vrachtwagens dag en nacht af en aan rijden. Met verkeersbegeleiders zorgden we dat het vrachtverkeer gewoon door kon met laden en lossen, terwijl het feest werd opgebouwd. Een event tussen de bedrijvigheid van de haven vraagt om die kennis: van logistiek en veiligheid tot de praktische kant van bouwen op een werkterrein.
Eerlijk: soms gooit het weer roet in het eten
En dan het verhaal dat we vaak vertellen, juist omdat het níet vlekkeloos liep en een schoolvoorbeeld van waarom het inzetten van een deskundig evenementenbureau van cruciale meerwaarde is. De kennis en de advisering op belangrijke momenten in het traject zorgden er in dit geval voor dat het verplaatsen van het evenement geen financiële gevolgen heeft gehad voor de opdrachtgever.
Datzelfde Neele-Vat-feest zou plaatsvinden op donderdag 21 december 2023. Precies die dag trok storm Pia over Nederland, met windstoten van meer dan 100 kilometer per uur. De tent stond al drie dagen opgebouwd op het terrein. Vier uur voor aanvang namen we, in overleg met de verzekering, het vervelende besluit: het feest gaat niet door. De veiligheid van de gasten ging voor.
Alles wat in drie dagen was opgebouwd, bouwden we zonder climax weer af. Maar omdat er een evenementenverzekering was afgesloten, konden we twee maanden later gewoon opnieuw opbouwen. Zo was het in februari alsnog even kerst bij Neele-Vat.
De les? Bij een feest op eigen terrein of buiten telt het weer altijd mee. Een goede evenementenverzekering is de investering waard, en werk met een partij die op het juiste moment de knoop door durft te hakken. Wij vertellen je liever vooraf wat er mis kan gaan dan achteraf.
Meer inspiratie opdoen?
Wat bepaalt hoe jouw personeelsfeest eruit ziet?
Elk feest is anders, maar de knoppen waar we aan draaien zijn steeds dezelfde:
Aantal gasten — 150 of 500 man vraagt om een andere locatie, opbouw en catering.
Eigen locatie of extern — op kantoor is vertrouwd, efficiënt en kan gunstig zijn voor de WKR. Een externe locatie geeft dat "even weg"-gevoel.
Thema en aankleding — van een subtiele huisstijl-doorvertaling tot een compleet andere wereld.
Entertainment en catering — live muziek, foodstations, een act die niemand ziet aankomen.
Opbouwtijd — bij CARU realiseerden we de complete branding en inrichting in het Hulstkamp Gebouw binnen 48 uur: anderhalve dag opbouw, één dag af.
Klaar om iets moois neer te zetten?
Een personeelsfeest organiseren in Rotterdam hoeft geen hoofdpijndossier te zijn, mits je het bij de juiste partij neerlegt. Wij kennen de stad, de locaties en de haven, en we regelen het van eerste idee tot laatste ronde.
Loop je met een idee rond? Neem even contact op, dan kijken we samen wat er kan.